移動(dòng)辦公的好處不言而喻，但是構(gòu)建移動(dòng)辦公的過(guò)程也有些繁瑣，不過(guò)一旦做到科學(xué)規(guī)劃、實(shí)施，整個(gè)過(guò)程也不過(guò)是“小菜一碟”。
加拿大的出口信貸機(jī)構(gòu)：加拿大出口開(kāi)發(fā)公司（EDC）的員工隊(duì)伍當(dāng)中約有150名“孤兒?jiǎn)T工”。這些員工包括經(jīng)常在加拿大國(guó)內(nèi)和全世界出差的客戶經(jīng)理、財(cái)務(wù)顧問(wèn)和會(huì)計(jì)師，他們的工作時(shí)間常常有一半以上是走訪客戶，為客戶安排融資、保險(xiǎn)、債券和擔(dān)保書(shū)等事項(xiàng)。但是一旦他們走出這家信貸機(jī)構(gòu)設(shè)在安大略省渥太華的總部，基本上與企業(yè)網(wǎng)絡(luò)斷開(kāi)了，也無(wú)法獲取處理工作所必不可少的網(wǎng)絡(luò)資源。
公司的電信與桌面服務(wù)經(jīng)理Dave McNulty對(duì)上述情況進(jìn)行了分析，發(fā)現(xiàn)對(duì)遠(yuǎn)程連接和移動(dòng)連接的依賴成了員工業(yè)務(wù)發(fā)展的薄弱環(huán)節(jié)。
于是，EDC決定為員工建立一個(gè)真正的移動(dòng)辦公室，為他們提供軟硬件以及通過(guò)多個(gè)網(wǎng)絡(luò)接口實(shí)現(xiàn)的連接功能。這樣員工就可以在出差途中連接公司網(wǎng)絡(luò)、處理工作。到了客戶的公司，也可以訪問(wèn)EDC內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上的應(yīng)用程序和數(shù)據(jù)。
EDC從2007年秋季開(kāi)始對(duì)“移動(dòng)辦公室”項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)估，部署的第一個(gè)階段從2008年3月17日開(kāi)始，三個(gè)月后項(xiàng)目全部完工。如今，這家信貸機(jī)構(gòu)的1100名員工中的四分之一（250人）成為了“移動(dòng)員工”，許多人一半以上的工作時(shí)間都不在公司內(nèi)，其中 165人配備了新的移動(dòng)辦公室平臺(tái)。
EDC到底是如何在三個(gè)月內(nèi)完成如此復(fù)雜的一個(gè)項(xiàng)目？McNulty表示，自己是按照五個(gè)步驟完成了全部過(guò)程。
第一步：建立一支跨學(xué)科小組負(fù)責(zé)項(xiàng)目。
McNulty從這家信貸機(jī)構(gòu)的各個(gè)部門(mén)領(lǐng)域召來(lái)了多名技術(shù)專(zhuān)家，并授權(quán)這個(gè)特別小組負(fù)責(zé)實(shí)施移動(dòng)辦公室項(xiàng)目。
這些成員大都彼此熟悉，之前已經(jīng)共事了很多年。他們各自都有自己精通的領(lǐng)域，包括IT基礎(chǔ)架構(gòu)、數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)、應(yīng)用程序、用戶服務(wù)中心以及學(xué)習(xí)與開(kāi)發(fā)部門(mén)。
他們做的第一件事情就是把會(huì)議室設(shè)為大本營(yíng)。“在這個(gè)大本營(yíng)，大家很快團(tuán)結(jié)起來(lái)，合作也更加積極，”EDC的高級(jí)網(wǎng)絡(luò)分析師兼該小組技術(shù)負(fù)責(zé)人Craig Doyle說(shuō)。“大家人大多數(shù)平時(shí)在后臺(tái)工作，而這個(gè)項(xiàng)目不一樣。這個(gè)大本營(yíng)實(shí)際上也是我們成立的第一個(gè)移動(dòng)辦公室，這讓大家干勁十足。”
跨學(xué)科小組很快繼續(xù)確定了應(yīng)該借鑒那些獨(dú)立的移動(dòng)應(yīng)用，它們能各自解決移動(dòng)辦公問(wèn)題的不同方面，其中包括公司桌面電腦更新項(xiàng)目，支持遠(yuǎn)程辦公人員的項(xiàng)目，甚至還有讓員工能夠遠(yuǎn)程辦公的疾病大流行防備方案，以防多倫多出現(xiàn)2003年非典之類(lèi)的疾病大流行。
第二步：知道自己想要實(shí)現(xiàn)什么樣的目標(biāo)。
Doyle表示，衡量移動(dòng)辦公室取得成功的一個(gè)主要標(biāo)準(zhǔn)就是，筆記本電腦用戶能夠像桌面電腦用戶那樣使用眾多的電腦功能，而不是成為企業(yè)網(wǎng)絡(luò)上的孤兒。同時(shí)，Doyle也看到，筆記本電腦要將成為企業(yè)的延伸部分，必須擁有必要的應(yīng)用程序、連接功能、管理工具以及遠(yuǎn)程控制和安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。
在McNulty看來(lái)，移動(dòng)辦公室可不是簡(jiǎn)單地依賴微軟的Outlook Web Access，通過(guò)瀏覽器來(lái)訪問(wèn)電子郵件，而是要完全應(yīng)用微軟Office Outlook 2007軟件。這樣用戶連接到公司時(shí)，就可以使用電子郵件、聯(lián)系人、日歷和日程任務(wù)等方面的全部功能和服務(wù)，甚至還有包括EDC公司自己的RSS新聞源。這樣即使斷開(kāi)了網(wǎng)絡(luò)連接，用戶照樣可以辦公，照常處理下載的電子郵件。McNutlty表示，微軟的工程師還告訴自己，Office Outlook 2007還能夠在將來(lái)與微軟的Office通信服務(wù)器（Office Communications Server）進(jìn)行集成，用于即時(shí)通訊、視頻會(huì)議和在線出席。
移動(dòng)辦公室小組最終決定采用直接訪問(wèn)，取代基于互聯(lián)網(wǎng)來(lái)訪問(wèn)公司服務(wù)器上的文件和數(shù)據(jù)。因此最后EDC部署了思杰XenApp，讓EDC的移動(dòng)員工可以直接處理企業(yè)網(wǎng)絡(luò)上的服務(wù)器和桌面應(yīng)用程序。
第三步：弄清楚需要哪種無(wú)線連接模式。
移動(dòng)辦公室小組根據(jù)用戶的具體情況，確定了一系列無(wú)線應(yīng)用方案。有些用戶可能只有Wi-Fi功能，另一些用戶可能除了Wi-Fi功能，還有移動(dòng)運(yùn)營(yíng)商提供的定制數(shù)據(jù)服務(wù)方案。
McNulty說(shuō)：“我們分析了公司里面的每個(gè)工作崗位，了解了具體用戶的實(shí)際情況，從而確定了每個(gè)人移動(dòng)計(jì)算的需求，。”
移動(dòng)運(yùn)營(yíng)商為EDC提供了蜂窩網(wǎng)絡(luò)插卡和無(wú)線網(wǎng)卡，這些產(chǎn)品還與合作伙伴T(mén)rellia Networks公司提供的網(wǎng)絡(luò)登錄客戶端軟件捆綁在一起，以便管理各種筆記本電腦接入網(wǎng)絡(luò)的方式，并使之自動(dòng)化，從而可以根據(jù)網(wǎng)絡(luò)條件自動(dòng)選擇撥號(hào)連接、以太網(wǎng)連接、無(wú)線局域網(wǎng)連接或者還是3G蜂窩網(wǎng)絡(luò)連接。。
網(wǎng)絡(luò)登錄客戶端軟件軟件還與Aventail、Check Point、思科和北電等供應(yīng)商提供的虛擬專(zhuān)用網(wǎng)（VPN）客戶軟件集成在了起來(lái)。Doyle說(shuō)：“以前一個(gè)難題就是首先需要確認(rèn)哪些網(wǎng)絡(luò)屬于EDC可以使用的，然后才能決定VPN客戶軟件要不要激活。而現(xiàn)在集成以后，大大簡(jiǎn)化了這項(xiàng)工作，完全能夠自動(dòng)選擇。”
借助策略管理器（Policy Manager）應(yīng)用軟件，EDC的IT人員可以設(shè)置連接策略，移動(dòng)客戶軟件（Mobility Client）會(huì)自動(dòng)在筆記本電腦上執(zhí)行這些策略，不需要用戶來(lái)決策或操作，可以直接控制眾多硬件接口。比方說(shuō)，如果用戶在EDC辦公室，策略管理器就會(huì)迫使筆記本電腦使用辦公室的無(wú)線局域網(wǎng)，禁止使用成本高得多的蜂窩網(wǎng)絡(luò)連接。用戶可以從總部的桌面擴(kuò)展基座抽出筆記本電腦，改而連接至公司無(wú)線局域網(wǎng)，離開(kāi)辦公樓后又改而連接至運(yùn)營(yíng)商的移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)連接，通過(guò)咖啡店的無(wú)線熱點(diǎn)則可以連接至VPN線路，然后在遠(yuǎn)程辦事處重新連接至公司的無(wú)線局域網(wǎng)。這一切都是自動(dòng)進(jìn)行的，并且同時(shí)都可以啟用所有相應(yīng)的防范措施。Doyle說(shuō)：“我們的目標(biāo)就是，這些決策無(wú)須客戶機(jī)用戶自己操心，一切就能夠自動(dòng)無(wú)縫地實(shí)現(xiàn)。”
第四步：挑選適當(dāng)?shù)目蛻舳塑浻布！?
項(xiàng)目小組列出了作為參考選擇的七款筆記本電腦或平板電腦，然后讓公司內(nèi)每一組用戶有機(jī)會(huì)測(cè)試一下每一款具體設(shè)備，之后他們要填寫(xiě)一份給每款設(shè)備評(píng)分的書(shū)面評(píng)估。
EDC最后選定了一款惠普的筆記本產(chǎn)品，但是他們要求將操作系統(tǒng)從Windows Vista“降級(jí)”至Windows XP。“我們?cè)谑褂肵P方面有著豐富經(jīng)驗(yàn)，而且XP非常可靠。” Doyle說(shuō)。
由于當(dāng)時(shí)還沒(méi)有內(nèi)置的蜂窩模塊這種選件，于是EDC為筆記本選購(gòu)了插入卡，此外每個(gè)用戶還有內(nèi)置的GPS、加密的USB存儲(chǔ)棒以及“黑莓”智能電話或電子郵件收發(fā)設(shè)備。
筆記本電腦上還安裝了包括寶利通公司的PVX視頻會(huì)議軟件，這樣可以與另一個(gè)筆記本電腦用戶或辦公室的視頻會(huì)議室進(jìn)行點(diǎn)對(duì)點(diǎn)視頻會(huì)議。EDC計(jì)劃將來(lái)支持即時(shí)通訊、統(tǒng)一消息發(fā)送軟件、通過(guò)筆記本電腦撥打VoIP電話的軟電話以及其他通信功能。
項(xiàng)目小組根據(jù)從用戶和技術(shù)支持人員提出的需求，還選出來(lái)了一系列軟件選擇標(biāo)準(zhǔn)。軟件要求與現(xiàn)有的基礎(chǔ)架構(gòu)實(shí)現(xiàn)集成，還要符合EDC的戰(zhàn)略路線圖。此外項(xiàng)目小組與用戶們共同建立了一種類(lèi)似的軟件測(cè)試環(huán)境，以獲得反饋意見(jiàn)、進(jìn)行細(xì)微調(diào)整。
第五步：培訓(xùn)用戶、規(guī)劃支持及進(jìn)行評(píng)估。
EDC簡(jiǎn)化部署工作的辦法是，請(qǐng)一組組用戶參與筆記本電腦方面的三小時(shí)培訓(xùn)課，然后把筆記本電腦發(fā)放到用戶桌面上，桌面上配備了筆記本電腦擴(kuò)展槽，以取代桌面電腦。培訓(xùn)工作主要在渥太華通過(guò)集體培訓(xùn)課來(lái)進(jìn)行開(kāi)展，EDC的公司培訓(xùn)小組負(fù)責(zé)了這項(xiàng)工作。
McNulty表示，總的來(lái)說(shuō)，培訓(xùn)課效果良好。但來(lái)自用戶的反饋意見(jiàn)顯示，IT人員試圖把太多的信息加入到培訓(xùn)課當(dāng)中。 “在將來(lái)，我們會(huì)把培訓(xùn)課的內(nèi)容劃分得很細(xì)。公司打算其中一部分內(nèi)容利用互聯(lián)網(wǎng)和視頻培訓(xùn)來(lái)傳授，還打算增加真人上課的內(nèi)容。”
談到如何讓技術(shù)支持人員參與移動(dòng)辦公室的部署，Doyle說(shuō)：“我們?yōu)樽约旱闹С秩藛T配備了同樣這些產(chǎn)品，那樣他們就與用戶有了一模一樣的設(shè)備和軟件，這點(diǎn)很關(guān)鍵。然后，支持小組可以為用戶提供可靠、迅速、有效的幫助，解決問(wèn)題、解答疑難。”
項(xiàng)目完成后的一項(xiàng)調(diào)查顯示，幾乎所有人都聲稱(chēng)使用新平臺(tái)后，工作能力和效率都有了提高。McNulty說(shuō)：“對(duì)這些人來(lái)說(shuō)這是一次重大轉(zhuǎn)變：從桌面電腦改用新硬件，有了視頻、可訪問(wèn)網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動(dòng)器上的文件夾等功能。”
迄今為止這個(gè)項(xiàng)目讓EDC花去了大約100萬(wàn)加元，McNulty估算，未來(lái)四年這個(gè)項(xiàng)目能為EDC增加的凈收入有望達(dá)到“七位數(shù)”。
